1. Etape de înfiinţare a unei I.I.

Întreprinderile Individuale (I.I.) se înființează la Registrul Comerțului.

Actele necesare:

– rezervarea de denumire se face pe loc la Registrul Comerțului.

– dovada sediului profesional. De regulă, aceasta se face prin contract de închiriere sau contract de comodat. Dacă sediul este proprietate personală, se poate încheia un contract de comodat (între titular – Persoană fizică și Întreprinderea Individuală). Dacă apartamentul/imobilul este ipotecat, de obicei e nevoie de acordul băncii pentru stabilirea sediului în respectivul imobil. Trebuie consultat contractul de credit în acest caz și trebuie mers la agenția băncii respective pentru obținerea acordului băncii. În prezent nu mai este necesar extrasul CF la înființare.

– acordul asociației de proprietari și al vecinilor cu pereți comuni – pe orizontală și verticală (dacă sediul este într-un apartament de bloc).

– acte privind calificarea persoanei care înființează I.I. pentru activitatea respectivă. Acestea pot fi diplome primite în urma cursurilor de calificare, acte de studii, adeverințe ce atestă experiența profesională.

– cartea de identitate (în original și copie);

– specimen de semnatură (se poate face la notar sau în faţa celor de la O.R.C.) şi procura notarială pentru depunătorul actelor (dacă este cazul)

– un dosar plic/cu șină. Tipul dosarului necesar diferă de la un județ la altul.

Durata:

De regulă, înființarea unei I.I. durează 3 zile lucrătoare. Puteți lua în calcul 3-5 zile în ceea ce privește durata necesară înființării I.I., întrucât pot exista diferențe între birourile Registrului Comerțului din județe diferite.

Costuri:

În privința costurilor de înființare, acestea vor fi în intervalul 200 – 300 lei, dacă cel interesat se va ocupa personal de înființarea I.I. Atenţie, pot apărea diferențe de costuri în județe diferite.

Pași necesari:

Cu actele menționate mai sus, persoana interesată trebuie să meargă la Registrul Comerțului de care aparține (din localitatea sau județul de domiciliu).

Acolo se va completa rezervarea de denumire (numele persoanei la care se adaugă sintagma I.I.) precum și o serie de documente puse la dispoziție de cei de la Registrul Comerțului (cerere de înregistrare, declarație-tip pe propria răspundere, specimen de semnătură, etc.).

Când toate aceste acte vor fi completate, persoanei interesate i se va emite o notă de calcul cu costul întregii operaţiuni de înfiinţare a I.I., notă care trebuie plătită la caseria Registrului Comerțului.

O copie a chitanței va rămâne la dosar și totodată persoanei interesate i se va comunica data la care să se prezinte pentru a ridica documentele de înființare ale I.I. (de obicei, peste 2-3 zile lucrătoare). Pentru înființarea I.I. sunt necesare minim două vizite la Registrul Comerțului.

După înfiinţare se vor primi următoarele documente: certificatul de înregistrare, certificat constatator, un certificat de înregistrare mențiuni și rezoluția directorului ORC. În unele județe se poate primi și o copie a declarației pe propria răspundere depusă inițial.

2. Legislație I.I.

Legislația aplicabilă pentru Întreprinderea Individuală (I.I.):

Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 44/2008 actualizată privind desfășurarea activităților economice de către persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale și întreprinderile familiale.

Legea 359/2004 actualizată privind simplificarea formalităților de înregistrare în Registrul Comerțului.

2.1.Contabilitate

În cazul persoanelor fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, acestea au obligaţia să conducă contabilitate simplificată, bazată pe regulile contabilităţii în partidă simplă. Documentele financiar-contabile obligatorii sunt:

– Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, Registrul-inventar şi Registru de casă, care au un regim special de înregistrare la organele fiscale.

– Nota de recepţie, bon de consum, fişă de magazie, fişa obiectelor de inventar, foi de parcurs, ordine de deplasare, etc, în funcţie de natura activităţii desfăşurate.

3.Fiscalitate

3.1.Sistemul de impozitare al I.I.-urilor

Din punct de vedere al sistemului de impozitare, avem doar I.I. impozitată în sistem real.

I.I. în sistem real. Aceste persoane au de plată un impozit de 16% asupra veniturilor nete dintr-un an calendaristic (diferența dintre încasări și plăți). Acestea au obligativitatea de a ține evidența contabilă în partidă simplă cu ajutorul Registrului de încasări și plăți.

3.2. Taxa pe valoarea adăugată

Întreprinderile nou înfiinţate trebuie, în principiu, să solicite înregistrarea în scop de TVA dacă înregistrează o cifră de afaceri anuală de cel putin 220.000 lei.

3.3. Obligaţii declarative

În termen de 15 zile de la înregistrarea ca I.I. la Registrul Comerțului, trebuie depusă la administrația financiară de care aparține I.I. declarația 220 privind venitul estimat. Alături de aceasta, când se înregistreaza la finanțe trebuie depuse de asemenea şi următoarele acte: o copie după actele de înființare de la ORC (Oficiul Registrul Comerțului), o copie după cartea de identitate și se va înregistra Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul inventar. Recomandăm să se achiziționeze Registrul unic de control cu această ocazie.

Declarația 200 privind venitul realizat – se depune anual, până în data de 15 mai.

Declarația 220 privind venitul estimat – se depune anual, până în data de 15 ianuarie sau 31 ianuarie.

Declarația 112 se depune dacă este vorba de I.I. care are angajați si se va depune lunar până în 25 ale lunii următoare pentru luna precedentă. Se completează electronic cu programul pus la dispoziţie gratuit de Ministerul Finanţelor Publice.

Declarația 300 se depune dacă I.I. este plătitor de TVA, lunar sau trimestrial decontul de TVA în funcție de cifra de afaceri respective, dacă a avut sau nu operațiuni intracomunitare. Formularul se completează electronic cu ajutorul programului de asistenţă pus la dispoziţie de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală și poate fi depus online.

Declarația 390. Dacă este plătitor de TVA intracomunitar, se va depune până în 15 a lunii următoare când s-a efectuat achiziția sau livrarea intracomunitară pentru lunile în care au avut livrări sau achiziții intracomunitare. Formularul se completează electronic cu ajutorul programului de asistență pus la dispoziţie de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală și poate fi depus online.

Declarația 392. Este de 2 feluri 392A (persoanele înregistrate în scopuri de TVA cu cifra de afaceri de cel putin 220.000 lei) sau 392B (persoanele neînregistrate în scopuri de TVA cu cifra de afaceri sub 220.000 lei). Se completează electronic cu ajutorul programului pus la dispoziţie gratuit de Ministerul Finanţelor Publice (MFP). Se depune anual până în 25 februarie pentru anul precedent.

Declarația 394 se depune de către plătitorii de TVA semestrial până în 25 a lunii următoare semestrului încheiat pentru facturile emise/primite de la plătitorii de TVA. Se completează electronic cu ajutorul programului pus la dispoziţie gratuit de MFP.

I.I. trebuie să se înregistreze și să plăteasca contribuțiile pentru pensii și sănătate.

La Casa Județeană de Pensii se va depune după înregistrarea ca I.I. un dosar cu declarația de asigurare, copie după actul de identitate, copie după certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului.

La Casa de Asigurări de Sănătate se depune declarația privind obligațiile de constituire și de plată la FNUASS (Fondul Național Unic de Asigurări Sociale de Sănătate) datorate de persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale împreună cu o copie a actelor de constituire la ORC, copie după actul de identitate, o copie după decizia de impunere privind plățile anticipate primite de la Administrația Financiară (prin poștă, după depunerea declarației estimative de venit). Pe baza deciziei de impunere privind plățile anticipate se va face calculul sumelor de plată și vei plăti 5,5% din venitul impozabil sau din norma de venit. Plățile se fac trimestrial până în 25 a lunii următoare.

Pentru I.I., după obținerea deciziei finale de impunere se va face regularizare pentru anul precedent și se vor calcula diferențe de plată sau plătite în plus.

Suma minimă de plată lunar la sănătate pentru I.I. este 5,5% aplicat la salariul minim garantat

Opțional, întreprinzătorul persoana fizică titular al I.I. poate să se înregistreze și la șomaj și să plăteasca lunar 0,5% aplicat la venitul impozabil și să depună lunar declarații.

Toate declarațiile se întocmesc și se depun în dublu exemplar, din care unul revine contribuabilului (I.I.). Acestea pot fi trimise și prin poștă ca scrisoare recomandată.

 3.4. Registre obligatorii pentru I.I.

I.I., datorită regimului lor juridic au obligația obținerii și completării unor registre și documente obligatorii. Unele sunt obligatorii pentru toate I.I, iar altele depind de existența sau nu a salariaților, faptul că I.I. e plătitor sau nu de TVA.

Registrul-jurnal de încasări se folosește ca document de înregistrare a încasărilor și a plăților de către I.I. Este documentul care arată situația financiară a I.I. Se întocmește într-un singur exemplar. Se înregistrează operațiunile (încasările și plățile) prin numerar și prin contul curent la bancă și se totalizează anual. Se achiziționează de la magazine specializate (de papetărie) și trebuie înregistrat la organele fiscale. Înainte de înregistrare trebuie numerotate filele (în ordine crescătoare), șnuruit și ștampilat. Registrul-jurnal de încasări și plăți se parafează de către organul fiscal la începerea și încetarea activității.

Registrul inventar se folosește de către I.I. pentru inventarierea patrimoniului. În el se trec toate bunurile şi drepturile aferente desfășurării activității. Inventarierea se face cu următoarele ocazii: la începerea activității, cel puțin o dată pe an, la încheierea activității la care se mai pot adăuga alte situații prevăzute de lege. Acesta poate fi achiziționat de la magazine specializate (de papetărie). Se întocmește într-un singur exemplar și trebuie înregistrat la organele fiscale. Înainte de înregistrarea lui la finanțe, trebuie numerotat, șnuruit și parafat (ștampilat). Se completează fără a lăsa spații libere și fără ștersături.

Registrul unic de control. Se achizitionează de la finanțe (organul fiscal pe raza căruia se afla sediul contribuabilului) în termen de 30 de zile de la înființare pentru I.I. E necesar de avut atât la sediu cât și pentru fiecare punct de lucru (dacă este cazul). Se completează în cazul inspecțiilor de către persoanele venite în inspecție.

Registrul de evidență al salariaților. Se completează în format electronic de către I.I.-urile ( și PFA-urile) care au salariați. Se completează conform contractelor individuale de muncă în ordinea încheierii, modificării sau încetării acestora. Completarea lui se face cu ajutorul aplicației electronice REVISAL puse la dispoziție de Inspecția Muncii.

Mare atenţie însă, pentru I.I. este necesară achiziţionarea/fiscalizarea unei case de marcat. Costul minim pentru aceasta operaţiune este în jur de 300 RON.

4. Avantaje şi dezavantaje

Avantaje:

Organizarea ca I.I. conferă un avantaj celor care doresc să îşi deschidă propria afacere. I.I. reprezintă o combinaţie între PFA şi SRL. Procedura de înfiinţare este relativ simplă şi presupune costuri reduse, iar cheltuielile de administrare sunt şi ele mai mici decât în cazul unei societăţi comerciale. Întreprinderea Individuală nu are nevoie de contabil, ci îşi poate ţine singură contabilitatea în partidă simplă, şi, în plus, trebuie să depună un număr redus de declaraţii fiscale. Recomandăm totuşi utilizarea unui contabil pentru ţinerea contabilității şi alcătuire/depunerea declaraţiilor fiscale.

Nu este necesară justificarea folosirii banilor ( banii pot fi utilizaţi în scopuri personale în momentul încasării)

În plus, spre deosebire de PFA, I.I. are dreptul să angajeze cu contract de muncă alte persoane pentru desfăşurarea activităţii pentru care a fost autorizată.
Un alt avantaj este acela că întreprinzătorul persoană fizică titular al Întreprinderii Individuale poate cumula acest statut cu acela de angajat la o altă entitate, dacă legislaţia ce reglementează activitatea acelei entităţi nu interzice în mod expres acest lucru.
Dezavantaje:

Există şi câteva dezavantaje pentru I.I. Lor li se aplică doar sistemul de impozitare în sistem real, făra a putea opta pentru sistemul de impozitare pe norma de venit, la fel ca şi PFA-urile.

Pentru că o I.I. nu are personalitate juridică, doar întreprinzătorul persoană fizică titular al Întreprinderii Individuale este comerciant persoană fizică de la data înregistrării sale la Registrul Comerțului. Prin urmare, în faţa creditorilor, comerciantul persoană fizică va răspunde cu patrimonial de afectaţiune, dacă acesta a fost constituit, iar dacă nu răspunde cu toată averea personală pentru obligaţiile sale, nu în limita capitalului social, aşa cum se întamplă la societăţile comerciale.

5. Suspendarea activităţii, încetarea activității și radierea I.I.

I.I. îşi poate suspenda activitatea în caz de lipsă de activitate pe un termen de 3 (trei) ani prin depunerea unei cereri în acest sens de către persoana interesată la Registrul Comerțului de care aparţine I.I. Spre deosebire de suspendarea unei societăţi comerciale (ex. SRL), în cazul I.I. nu este necesară alcatuirea unei hotărâri a I.I. în acest sens. Costurile ce trebuie achitate pe perioda suspendării activității sunt cele legate de contabilitate şi depunerea de declaraţii fiscale (costuri care nu pot fi estimate concret).

I.I. își poate înceta activitatea și este radiată din Registrul Comerțului în următoarele situații:

1. În caz de deces;
2. Prin voința acesteia;
3. La cererea oricărei persoane fizice sau juridice care se consideră prejudiciat în urma înmatriculării sau printr-o mențiune în Registrul Comerțului în condițiile art. 25 din Legea nr. 26/1990 , republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
4. Prin insolvenţă/faliment, urmată de radiere în baza legii 85/2006.

Actele care se depun la Oficiul Registrului Comerțului pentru radiere sunt cererea de radiere și copia certificate cu originalul a actelor doveditoare, după caz (originalele actelor de înființare).