1. Etape de înfiinţare a unei PFA
PFA – urile se înființează la Registrul Comerțului.
Actele necesare:
– rezervarea de denumire. Se face pe loc la Registrul Comerțului.
– dovada sediului profesional. De regulă, aceasta se face prin contract de închiriere sau contract de comodat. Dacă sediul este proprietate personală, se poate încheia un contract de comodat (între titular – Persoană fizică și PFA). Dacă apartamentul/imobilul este ipotecat, de obicei e nevoie de acordul băncii pentru stabilirea sediului în respectivul imobil. Trebuie consultat contractul de credit în acest caz și trebuie mers la agenția băncii respective pentru obținerea acordului băncii. În prezent (din mai 2012) nu mai este necesar extrasul CF la înființarea unui PFA.
– Acordul asociației de proprietari și al vecinilor cu pereți comuni – pe orizontală și verticală (dacă sediul este într-un apartament de bloc).
– Acte privind calificarea persoanei care înființează PFA pentru activitatea respectivă. Acestea pot fi diplome primite în urma cursurilor de calificare, acte de studii, adeverințe ce atestă experiența profesională.
– Cartea de identitate (în original și copie);
– Specimen de semnătură (se poate face la notar sau în faţa celor de la O.R.C.) şi procură notarială pentru depunătorul actelor (dacă este cazul)
– Un dosar plic/cu șină. Tipul dosarului necesar diferă de la un județ la altul.
Durata:
De regulă, înființarea unui PFA durează 3 zile. Puteți lua în calcul 3-5 zile în ce privește durata necesară înființării PFA-ului, întrucât pot exista diferențe între birourile Registrului Comerțului din județe diferite.
Costuri:
În privința costurilor de înființare, acestea vor fi în intervalul 200 – 300 lei, dacă cel interesat se va ocupa personal de înființarea PFA. Atenţie, pot apărea diferențe de costuri în județe diferite (ORC Timiş a estimat un cost maxim de 250 lei pentru înfiinţare PFA).
Pași necesari:
Cu actele menționate mai sus, persoana interesată trebuie să meargă la Registrul Comerțului de care aparține (din localitatea sau județul de domiciliu).
Acolo se va completa rezervarea de denumire (numele persoanei la care se adaugă sintagma PFA) precum și o serie de documente puse la dispoziție de cei de la Registrul Comerțului (cerere de înregistrare, declarație-tip pe propria răspundere, specimen de semnătură, etc.).
Când toate aceste acte vor fi completate, persoanei interesate i se va emite o notă de calcul cu costul întregii operaţiuni de înfiinţare a PFA-ului, nota care trebuie plătită la caseria Registrului Comerțului.
O copie a chitanței va rămâne la dosar și totodată persoanei interesate i se va comunica data la care să se prezinte pentru a ridica documentele de înființare ale PFA-ului (de obicei, peste 2-3 zile lucrătoare). Pentru înființarea PFA-ului sunt necesare minim două vizite la Registrul Comerțului.
După înfiinţare se vor primi următoarele documente: certificatul de înregistrare, certificat constatator, un certificat de înregistrare mențiuni și rezoluția directorului ORC. În unele județe se poate primi și o copie a declarației pe propria răspundere depusă inițial.
2. Legislație PFA
Legislația aplicabilă pentru persoanele fizice autorizate (PFA):
Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 44/2008 actualizată privind desfășurarea activităților economice de către persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale și întreprinderile familiale.
Legea 359/2004 actualizată privind simplificarea formalităților de înregistrare în Registrul Comerțului.
3.Contabilitate
În cazul persoanelor fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, acestea au obligaţia să conducă contabilitate simplificată, bazată pe regulile contabilităţii în partidă simplă. Documentele financiar-contabile obligatorii sunt:
– Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, Registrul-inventar şi Registru de casă, care au un regim special de înregistrare la organele fiscale.
– Nota de recepţie, bon de consum, fişă de magazie, fişa obiectelor de inventar, foi de parcurs, ordine de deplasare, etc, în funcţie de natura activităţii desfăşurate.
4.Fiscalitate
Din punct de vedere al sistemului de impozitare, avem PFA impozitată în sistem real și PFA impozitată la normă de venit.
4.1.Impozitarea
PFA în sistem real. Aceste persoane au de plată un impozit de 16% asupra veniturilor nete dintr-un an calendaristic (diferența dintre încasări și plăți). Acestea au obligativitatea de a ține evidența contabilă în partidă simplă cu ajutorul Registrului de încasări și plăți.
PFA pe normă de venit. Aceste persoane plătesc o sumă fixă stabilită anual de către direcțiile generale ale finanțelor publice teritoriale, în funcție de specificul activității și de zona în care se deșfasoară activitatea, cu condiția ca acea activitate să se regăsească în nomenclatorul activităților independente pentru care venitul net se poate determina pe baza normelor anuale de venit, pentru contribuabilii care își desfășoară activitatea individual. Pe scurt, plătesc un impozit fix (nu contează veniturile realizate) conform unor norme anuale de venit. Începând cu anul 2012, acestea au obligația de a ține evidența contabilă în partidă simplă, prin completarea registrului jurnal de încasări și plăți și a registrului inventar.
4.2. Obligaţii declarative
În termen de 15 zile de la înregistrarea ca PFA la Registrul Comerțului, trebuie depusă la administrația financiară de care aparține PFA-ul declarația 220 privind venitul estimat. Alături de aceasta, când se înregistrează la finanțe trebuie depuse de asemenea şi următoarele acte: o copie după actele de înființare de la ORC (Oficiul Registrul Comurțului), o copie după cartea de identitate, se va completa pe loc o cerere de opțiune pentru impunere în sistem real/norme de venit și se va înregistra Registrul-jurnal de încasări și plăți (dacă impunerea se face în sistem real) și Registrul inventar. Recomand să se achiziționeze Registrul unic de control cu această ocazie.
Declarația 200 privind venitul realizat – se depune anual, până în data de 15 mai.
Declarația 220 privind venitul estimat – se depune anual, până în data de 15 ianuarie sau 31 ianuarie (dacă faci trecerea de la impunere în sistem real la norma de venit sau invers, împreună cu cererea de opțiune).
Declarația 112 se depune dacă este vorba de PFA care are angajați şi se va depune lunar până în 25 ale lunii următoare pentru luna precedentă. Se completează electronic cu programul pus la dispoziţie gratuit de Ministerul Finanţelor Publice.
Declarația 300 se depune dacă PFA-ul este plătitor de TVA, lunar sau trimestrial decontul de TVA în funcție de cifra de afaceri respective, dacă a avut sau nu operațiuni intracomunitare. Formularul se completează electronic cu ajutorul programului de asistenţă pus la dispoziţie de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală și poate fi depus online.
Declarația 390. Dacă este plătitor de TVA intracomunitar, se va depune până în 15 a lunii următoare când s-a efectuat achiziția sau livrarea intracomunitară pentru lunile în care ai avut livrări sau achiziții intracomunitare. Formularul se completează electronic cu ajutorul programului de asistență pus la dispoziţie de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală și poate fi depus online.
Declarația 392. Este de 2 feluri 392A (persoanele înregistrate în scopuri de TVA cu cifra de afaceri sub 35.000 EUR) sau 392B (persoanele neînregistrate în scopuri de TVA cu cifra de afaceri sub 35.000 EUR). Se completează electronic cu ajutorul programului pus la dispoziţie gratuit de Ministerul Finanţelor Publice (MFP). Se depune anual până în 25 februarie pentru anul precedent.
Declarația 394 se depune de către plătitorii de TVA semestrial până în 25 a lunii următoare semestrului încheiat pentru facturile emise/primite de la plătitorii de TVA. Se completează electronic cu ajutorul programului pus la dispoziţie gratuit de MFP.
PFA-ul trebuie să se înregistreze și să plăteasca contribuțiile pentru pensii și sănătate.
La Casa Județeană de Pensii se va depune după înregistrarea ca PFA un dosar cu declarația de asigurare, copie după actul de identitate, copie după certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului. Suma minimă la care cineva se poate asigura este 222 lei/lună (708 lei x (10,5% cota angajat + 20,8% cota angajator).
Excepție fac PFA care sunt şi angajați cu contract de muncă. Aceştia nu trebuie să se înregistreze la Casa Județeană de Pensii.
La Casa de Asigurări de Sănătate se depune declarația privind obligațiile de constituire și de plată la FNUASS (Fondul Național Unic de Asigurări Sociale de Sănătate) datorate de persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale împreună cu o copie a actelor de constituire la ORC, copie după actul de identitate, o copie după decizia de impunere privind plățile anticipate primite de la Administrația Financiară (prin poștă, după depunerea declarației estimative de venit). Pe baza deciziei de impunere privind plățile anticipate se va face calculul sumelor de plată și vei plăti 5,5% din venitul impozabil sau din norma de venit. Plățile se fac trimestrial până în 25 a lunii următoare.
Pentru PFA în sistem real, după obținerea deciziei finale de impunere se va face regularizare pentru anul precedent (în 2012 pentru 2011) și se vor calcula diferențe de plată sau plătite în plus.
Suma minimă de plată lunar la sănătate pentru PFA care nu au contract individual de muncă în altă parte, este 5,5% aplicat la salariul minim garantat (700 lei pt anul 2012), adică 39 lei pe lună.
Opțional PFA-ul poate să se înregistreze și la șomaj și să plătească lunar 0,5% aplicat la venitul impozabil sau la norma de venit și să depună lunar declarații (PFA în sistem real).
Toate declarațiile se întocmesc și se depun în dublu exemplar, din care unul revine contribuabilului (PFA). Acestea pot fi trimise și prin poștă ca scrisoare recomandată.
4.3.Registre obligatorii
Persoanele fizice autorizate, datorită regimului lor juridic au obligația obținerii și completării unor registre și documente obligatorii. Unele sunt obligatorii pentru toate PFA, iar altele depind de tipul de PFA, respective de existența sau nu a salariaților, faptul că PFA e plătitor sau nu de TVA.
Registrul-jurnal de încasări se folosește ca document de înregistrare a încasărilor și plăților de către PFA impozitate în sistem real. Este documentul care arată situația financiară a PFA. Se întocmește într-un singur exemplar. Se înregistrează operațiunile (încasările și plățile) prin numerar și prin contul current la bancă și se totalizează anual. Se achiziționează de la magazine specializate (de papetărie) și trebuie înregistrat la organele fiscale. Înainte de înregistrare trebuie numerotate filele (în ordine crescătoare), șnuruit și ștampilat. Registrul-jurnal de încasări și plăți se parafează de către organul fiscal la începerea și încetarea activității.
Registrul inventar se folosește de către PFA pentru inventarierea patrimoniului. În el se trec toate bunurile si drepturile aferente desfășurării activității. Inventarierea se face cu următoarele ocazii: la începerea activității, cel puțin o dată pe an, la încheierea activității la care se mai pot adăuga alte situații prevăzute de lege. Acesta poate fi achiziționat de la magazine specializate (de papetărie). Se întocmește într-un singur exemplar și trebuie înregistrat la organele fiscale. Înainte de înregistrarea lui la finanțe, trebuie numerotat, șnuruit și parafat (ștampilat). Se completează fără a lăsa spații libere și fără ștersături.
Registrul unic de control. Se achiziţionează de la finanțe (organul fiscal pe raza căruia se afla sediul contribuabilului) în termen de 30 de zile de la înființare pentru toate tipurile de PFA. E necesar de avut atât la sediu cât și pentru fiecare punct de lucru (dacă este cazul). Se completează în cazul inspecțiilor de către persoanele venite în inspecție.
Registrul de evidență al salariaților. Se completează în format electronic de către PFA-urile (și întreprinderile individuale – II) care au salariați. Se completează conform contractelor individuale de muncă în ordinea încheierii, modificării sau încetării acestora. Completarea lui se face cu ajutorul aplicației electronice REVISAL puse la dispoziție de Inspecția Muncii
5. Avantaje şi dezavantaje
Avantaje:
Organizarea ca persoană fizică autorizată conferă un avantaj celor care doresc să îşi deschidă propria afacere. Procedura de înfiinţare este relativ simplă şi presupune costuri reduse, iar cheltuielile de administrare sunt şi ele mai mici decât în cazul unei societăţi comerciale. Persoana fizică autorizată nu are nevoie de contabil, ci îşi poate ţine singură contabilitatea în partidă simplă, şi, în plus, trebuie să depună un număr redus de declaraţii fiscale. Recomand totuşi utilizarea unui contabil pentru ţinerea contabilităţii şi alcătuire/depunerea declaraţiilor fiscale.
Spre deosebire de alte forme de organizare a afacerii, persoana fizică autorizată poate dispune, în orice moment, de banii încasaţi, şi nu doar la finalul anului, atunci când se stabileşte modalitatea de repartizare a profitului.
Dezavantaje:
Totuşi, există şi câteva dezavantaje pentru PFA-uri. Spre exemplu, o persoană fizică autorizată răspunde cu toată averea personală pentru obligaţiile sale, nu în limita capitalului social, aşa cum se întâmplă la societăţile comerciale.
În plus, PFA nu are dreptul să angajeze cu contract de muncă alte persoane pentru desfăşurarea activităţii pentru care a fost autorizată, iar ca entitate, nu este considerată o entitate solidă, putând fi supusă unei proceduri simplificate de dizolvare.
6. Suspendarea activităţii, încetarea activității și radierea PFA
O persoană fizică autorizată îşi poate suspenda activitatea în caz de lipsă de activitate pe un termen de 3(trei) ani prin depunerea unei cereri în acest sens de către persoana interesată la Registrul Comerțului de care aparţine PFA-ul. Spre deosebire de suspendarea unei societăţi comerciale (ex. SRL), în cazul PFA-ului nu este necesară alcătuirea unei hotărâri a PFA-ului în acest sens. Costurile ce trebuie achitate pe perioda suspendării activităţii sunt cele legate de contabilitate şi depunerea de declaraţii fiscale (costuri care nu pot fi estimate concret).
O persoană fizică autorizată își poate înceta activitatea și este radiată din Registrul Comerțului în următoarele situații:
- În caz de deces.
- Prin voința acesteia.
- La cererea oricărei persoane fizice sau juridice care se consideră prejudiciat în urma înmatriculării sau printr-o mențiune în Registrul Comerțului.
Actele care se depun la Oficiul Registrului Comerțului pentru radiere sunt cererea de radiere și copia certificate cu originalul a actelor doveditoare, după caz (originalele actelor de înființare). Costurile de radiere din propria voință sunt in jur de 20 lei.